Conseguir reuniones eficaces online es un verdadero reto, aún más que conseguirlo en reuniones presenciales. En este post te compartimos consejos prácticos para conseguir reuniones virtuales con buen sabor de boca.
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Las reuniones de trabajo online forman parte de la normalidad en muchas empresas. Como tarde con el impacto del Coronavirus y el auge del teletrabajo, Zoom, Teams, Skype, Hangout, Meet, Slack & Co. se han integrado en nuestro día a día profesional. Y con ello la necesidad de saber como llevarlas para conseguir reuniones eficaces online.
¿Qué hay que hacer para conseguir reuniones de trabajo online efectivas? Primero de todo: para que reuniones virtuales se conviertan en experiencias buenas, hay que aplicar las mismas buenas prácticas de reuniones presenciales. Si seguís estos consejos, vuestras reuniones online ya serán mucho más eficaces.
Reuniones online vs offline: parecidas, pero no iguales
En muchos aspectos la realidad de videoconferencias y del entorno virtual se parece al espacio de reuniones en persona: si nos reunimos, es porque tenemos un propósito claro. Y los asistentes han de ser las personas imprescindibles para conseguir el resultado deseado de la reunión. Y obviamente no nos interrumpimos para conseguir que las reuniones sean eficaces.
Pero también existen diferencias relevantes. Hacer reuniones eficaces online es un poco como producir un programa de tele: la tecnología tiene que funcionar, la imagen y el sonido deben ser nítidos, la preparación para reuniones virtuales es algo mayor para convertirlas en buenas experiencias.
Por ejemplo, antes de convocar una reunión virtual, considera si otro formato -por ejemplo una simple llamada en lugar de una videoconferencia – puede ser más eficiente. Ten en cuenta la realidad de la/s persona/s con quienes tienes previsto hablar, p.ej. si saben gestionar las videoconferencias o si habitualmente tienen problemas de conexión internet.
La tecnología a punto: 3 comprobaciones básicas para garantizar reuniones eficaces online
Si hacer una videoconferencia es la mejor opción, asegúrate de tener la tecnología a punto. Comprobar estas 3 cosas es básico: que la conexión internet sea estable y que el sonido -tanto el micro como el altavoz/casco- y la cámara funcionen correctamente. La mayoría si no todas las aplicaciones de videollamadas te permiten verificarlo antes de conectarte a la reunión online. Y esto tiene mucho sentido: si en el momento de ya estar conectado algo falla, los demás participantes estarán perdiendo su tiempo mientras consigues resolver el problema, y además empezarán a hacer otras cosas.
La imagen óptima para reuniones eficaces online
Reuniones virtuales siguen siendo reuniones entre seres humanos, no robots. Y como seres sociales que somos, para poder conectar más allá de la tecnología es importante poder vernos bien. Para conseguirlo, cuida la iluminación: no te pongas a contraluz, asegúrate de tener luz frontal que te ilumina la cara -sin pasarte- y cuida el encuadre. Cubrir 2/3 de la imagen es óptimo.
Para conectar bien con las personas en la reunión virtual, aprovecha el espacio que te permite estar «live». Usa gestos -tus manos, objetos, la distancia entre ti y la cámara- para mantener la atención de tus interlocutores. Como si de una ponencia se tratara.
Otro factor importante a la hora de conectar con los demás es donde miras. De manera natural tendemos a mirar nuestra pantalla, porque es allí donde vemos a la/s otra/s persona/s. El problema: en ordenadores esto significa que no estamos mirándole a nuestros interlocutores, algo que es importante para conectar bien. Para hacerlo mejor, coloca la ventana donde ves a los demás cerca de la cámara y asegúrate de mirar conscientemente a la cámara cuando hablas. Un pequeño truco para hacértelo más fácil: coloca una foto de una persona justo detrás de la cámara. Te resultará más fácil acordarte de mirar la cámara. Finalmente: aunque se haya puesto de moda en casi todas las soluciones de videoconferencia, evita poner estos fondos artificiales. Queda raro, y sugiere que tienes algo que ocultar. En lugar de ello, mira que el fondo real sea adecuado y no distraiga.
El sonido: reuniones online fomentan la escucha activa
En cuanto al sonido, el espacio virtual tiene una particularidad que nos encanta: si hay más de una persona que habla a la vez, nadie entiende nada. Así que por obligación, o nos escuchamos y respetamos el turno de los demás, o no hay reunión. Para garantizar que la experiencia sonora sea la más adecuada, sigue estos consejos:
Ponte en mute cuando no hablas. De esta manera todos protegen el entorno sonoro de las reuniones online. Como anfitrión en la mayoría de soluciones para videoconferencias puedes poner a todas las personas en mute. También siempre es preferible que uses cascos con micrófono en lugar del micrófono de tu ordenador o móvil. La calidad del sonido simplemente es mejor -te lo agradecerán tus interlocutores.
En Shine usamos cascos con micrófonos direccionales y reducción de ruido. Y si realmente quieres generar impacto, aprovecha los rangos de tu voz. Sube y baja tu volumen, acelera, ralentiza y haz pausas para enfatizar lo que has dicho.
Aprovechar las oportunidades del entorno para conseguir reuniones eficaces online
Y ahora viene lo mejor: el entorno virtual de reuniones online nos brinda oportunidades que no existen en reuniones presenciales -sólo hay que conocerlas y usarlas. Estas son cuatro maneras que aumentan la eficacia de reuniones de trabajo online:
Siempre tener un documento compartido abierto
Desde nuestra experiencia, es muy útil preparar un documento compartido y compartir su enlace al inicio de una reunión online. De manera natural los participantes suelen apuntar y co-crear contenidos, decisiones, acciones y temas pendientes que hablar en otro momento -lo llamamos Parking lot. De este modo, muchas veces al final de la reunión todos ya tienen el resumen con las acciones disponibles.
Usar el chat, emoticonos y otras soluciones
Es cierto que sólo una persona debería hablar a la vez. Pero Zoom, Meet, Teams & Co. ofrecen 3 funciones muy útiles para aumentar la eficiencia de la comunicación en reuniones online: el chat, los emoticons y encuestas. Recomendamos su uso. De esta manera las personas podemos interactuar, contribuir y mantener nuestra atención de manera valiosa. En función de los objetivos de la reunión, para conseguir experiencias estelares, puedes usar aplicaciones como Mural. En Shine lo usamos en combinación con Zoom para desarrollar a equipos virtuales y conseguir experiencias muy parecidas a encuentros cara a cara.
Humanos, no robots: 2 clave para aumentar la maestría en reuniones virtuales
Hasta aquí nuestras mejores prácticas para conseguir reuniones eficaces online. Te prometemos que puestos en práctica, estos consejos aumentan la calidad de las reuniones virtuales considerablemente. Pero hay 2 recomendaciones adicionales que marcarán una diferencia fundamental en la calidad de vuestras reuniones de trabajo online:
Todos en su propio dispositivo, si uno se conecta virtualmente: Si os habéis conectado virtualmente a una reunión donde varias personas estaban en una misma sala de reuniones, habréis notado que por el simple setup la persona virtual no está en las mismas condiciones para contribuir a la reunión. Así que si sólo una persona se conecta desde la distancia, cada uno de los participantes deberá conectarse desde su propio dispositivo y la reunión pasa a ser virtual.
Crear espacios donde conectar de tú a tú: Para ser eficientes a la hora de trabajar es clave tener confianza y sentirse en el mismo barco. Como en el teletrabajo el «tiempo social juntos» es escaso, conviene crear momentos al inicio de la reunión donde conectar con la realidad de cada uno. «¿Dónde estás?», «¿Cómo llevas el teletrabajo?», «¿Qué emoción traes a nuestra reunión?» o cosas más arriesgadas como «compartir un objeto personal que es importante para ti» pueden romper el hielo y crear momentos de conexión entre las personas. O a veces abrir todos los micrófonos para tener un momento de charla distendida o escucharse reír.